Neden Sürekli Yeni Personel İhtiyacı Hissediyorum?

Birçok işletme sahibinin zihninde aynı cümle döner: “Bir kişi daha olsa rahatlarız.” Bu cümle bazen doğrudur; gerçekten kapasite dolmuştur. Ama birçok KOBİ’de asıl problem insan sayısı değil, işin sistemsiz akmasıdır.

İş yükü çok gibi görünür çünkü aynı bilgi birkaç kez girilir, müşteri geçmişi parça parça öğrenilir, teklifler görünmez, görevler hafızada yürür. O zaman şirket doğal olarak yeni insan ister; ama sorunun bir kısmı aslında sistem eksikliğidir.

Patron neden ilk olarak yeni insan düşünür?

Çünkü telefon çalar, mesaj gelir, teklif yetişmez, çalışan soru sorar. Dışarıdan bakınca tablo nettir: iş çok, insan az. Ama içeride tekrar eden ve görünmeyen sürtünme varsa bu teşhis eksik kalır.

Yeni personel neden bazen çözüm olmuyor?

Çünkü müşteri bilgisi dağınıksa, teklif süreci görünmüyorsa ve görevler net değilse yeni gelen kişi yükü azaltmadan önce yeni koordinasyon yükü üretir. Ona müşteri geçmişi anlatılır, iş sözlü aktarılır, patron bir de onu takip etmeye başlar.

İnsan eksikliği ile sistem eksikliği nasıl ayırt edilir?

Yeni biri geldiğinde gerçekten rahatlıyor musunuz, yoksa takip ettiğiniz konu sayısı mı artıyor? Bu soru çok net bir testtir.

Yeni personel ihtiyacı hissi veren 5 tipik durum

1) Müşteri bilgisi dağınıksa. 2) Teklif süreci görünmüyorsa. 3) Tekrar eden işler manuel yürüyorsa. 4) Patron bilgi toplayarak yönetiyorsa. 5) Her kritik iş patronda düğümleniyorsa.

Gerçek verim sıçraması nereden gelir?

Birçok küçük işletmede asıl verim artışı yeni insanla değil; müşteri bilgisinin merkezileşmesi, tekliflerin aşama bazlı izlenmesi, görevlerin sistemde görünmesi ve tekrar eden işlerin otomatikleşmesiyle gelir.

Peki ne zaman gerçekten yeni personel gerekir?

Süreç görünür olmasına rağmen iş yetişmiyorsa, otomasyon kurulmuş ama hacim yine de taşıyamıyorsa, roller net ama kapasite yetmiyorsa o zaman yeni personel gerçek çözümdür.

Doğru soru şu olmalı: gerçekten yeni bir kişi mi lazım, yoksa mevcut insanların daha düzenli çalışacağı bir sistem mi?